Представительство Европейского Союза в КР объявляет о вакансии

Представительство Европейского Союза в Кыргызской Республике объявляет о вакансии: Агента поддержки офиса – секретаря приемной в Административном отделе

Мы

Европейский Союз (ЕС) – экономическое и политическое партнерство 27 европейских стран. Он играет важную роль в международных делах через дипломатию, торговлю, помощь в области развития и работу с глобальными организациями. За рубежом ЕС представлен более 140 дипломатическими представительствами, называемыми Представительствами ЕС, имеющими функции, сходными с функциями посольств.

Представительство ЕС в Кыргызской Республике работает в тесном сотрудничестве с посольствами и консульствами 27 государств-членов ЕС. Мы являемся полноправной дипломатической миссией и представляем Европейский Союз в отношениях с правительством Кыргызстана в областях, входящих в компетенцию ЕС.

Мы предлагаем

Вакансия Агента поддержки офиса/Секретаря приемной (местный агент группы IV) Административного отдела Представительства ЕС. Команда состоит из 7 сотрудников и время от времени требуется внеурочная работа.

На взятого на эту должность работника будут возложены функции в зависимости от потребностей Представительства и изменения этих потребностей. Выбранный кандидат будет работать под контролем и под ответственностью главы административного отдела, обеспечивая поддержку, опыт и помощь в приемной.

В настоящее время требуется выполнение следующих основных задач и обязанностей:

1. Выполнение функций секретаря приемной (встреча и помощь гостям, предоставление информации)
2. Выполнение функций телефонного оператора (ответ на все входящие звонки, фильтрация и переадресация звонков по мере необходимости и предоставление информации)
3. Управление документами (сортировка входящей почты и внутренних документов)
4. Хранение и регистрация корреспонденции и документов (фотокопирование, сканирование, отправка по факсу, архивирование, регистрация, хранение, воспроизведение, перевод, распространение и/или поиск документов)
5. Управление и координация работы офиса: организация встреч и управление логистическими и организационными задачами (включая бронирование отелей и бронирование авиабилетов)
6. Предоставление офисной поддержки в административном разделе, отвечая на общие вопросы и управляя календарем, обычной корреспонденцией и другими текстами, связанными с деятельностью отдела
7. Оказание поддержки в протокольных вопросах (визы, разрешительные документы и т.д.), составление служебных записок по мере необходимости
8. Логистика: заказ и хранение канцтоваров; обращение в соответствующие компании для обслуживания или ремонта оргтехники; помощь администрации в инвентаризации имущества; получение и отправление дипломатической почты
9. Управление информацией и процедурами, касающимися командировок, гибкого графика, записей об отпусках и отсутствиях – связь со всеми отделами
10. Участие в выполнении административных процедур, связанных с наймом и прибытием новых сотрудников отдела
11. Организация ежегодных медосмотров и медосмотров при приеме на работу всех местных сотрудников по запросу главы администрации
12. Pаспределение списка телефонных звонков для идентификации личных звонков каждым сотрудником
13. Также могут потребоваться другие задачи, отвечающие интересам службы, возложенные главой представительства или главой администрации и их заместителями

Базовая заработная плата зависит от соответствующего подтвержденного опыта работы, обычно начиная с 701 евро. Предлагается конкурентоспособный пакет льгот при соблюдении определенных условий, включая отпуск и праздничные дни, медицинское страхование и план пенсионных накоплений. Обратите внимание, что часть от базовой зарплаты перечисляется непосредственно в Социальный фонд и налоговые органы согласно местного законодательства.

Ожидаемая дата начала работы - 1 сентября 2023 года.

Минимальные требования

1. Минимум диплом о высшем образовании или его эквивалент
2. Опыт работы на вышеуказанной или аналогичной работе от 2-х лет
3. Рабочее знание (B2) английского языка
4. Рабочее знание (В2) русского языка
5. Рабочее знание кыргызского языка (B2)
6. Право на проживание и работу в Кыргызской Республике
7. Медицинская пригодность для выполнения поставленных задач

Преимущества / критерии отбора (основа для начисления дополнительных баллов для выбора лучшего кандидата)

1. Высокий уровень ответственности и гибкости
2. Опыт работы в международной/дипломатической среде
3. Отличное знание ПК (Word, Excel, Outlook)
4. Опыт работы с ИТ-инструментами для регистрации входящей/исходящей почты/электронной почты
5. Отличная способность работать в команде и стрессоустойчивость
6. Умение работать инициативно и автономно

Как подать заявку?

Направьте свою заявку, состояющую из следующего пакета документов:

1. сопроводительное письмо на английском языке
2. резюме в формате Europass – образец можно скачать здесь: https://europa.eu/europass/en
3. заявление о состоянии здоровья (в свободной форме)
4. копия диплома
5. языковой сертификат(ы), при наличии

по электронной почте на адрес DELEGATION-KYRGYZSTAN-HR@eeas.europa.eu . Сделайте следующую ссылку в своей заявке и в теме письма - 47741.

Крайний срок подачи заявок: 16 июня 2023 г., 17:00 по бишкекскому времени. Будут рассмотрены только полные заявки, полученные до крайнего срока.

Отобранный кандидат должен будет пройти медосмотр.

Процесс

После истечения крайнего срока подачи заявок соответствующие критериям заявки будут допущены к отбору комиссией, созданным для этой цели.

Отборочная комиссия подготовит короткий список кандидатов, которые считаются наиболее подходящими для должности на основе оценки информации, представленной в сопроводительном письме, резюме и подтверждающих документах. Пять лучших кандидатов будут приглашены на собеседование.

С кандидатами, допущенными к собеседованию, свяжутся индивидуально. Представительство будет использовать те же средства публикации, что и для этого объявления о вакансии, чтобы информировать оставшихся кандидатов после завершения процедуры найма и о (не)принятии кандидата на работу.

Представительство не будет предоставлять дополнительную информацию или обсуждать процесс отбора. Просим вас не контактировать с членами отборочной комиссии во время отбора и направлять свои вопросы и комментарии в адрес администрации Представительства.

The European Union Delegation to the Kyrgyz Republic is looking for: Office support agent - Receptionist in the Administration Section

We are

The European Union (EU) is an economic and political partnership between 27 European countries. It plays an important role in international affairs through diplomacy, trade, development aid and working with global organizations. Abroad, the EU is represented through more than 140 diplomatic representations, known also as EU Delegations, which have a similar function to those of an embassy.

The EU Delegation to the Kyrgyz Republic works in close coordination with the Embassies and Consulates of the 27 EU Member States. We are a fully-fledged diplomatic mission and represent the European Union in dealings with the Kyrgyz government in areas that are part of the EU"s remit.

We offer

The post of Office support agent - Receptionist (Local Agent Group IV) in the Delegation"s Administration Section. The team consists of 7 people and there are occasional atypical working hours.

Under this post, the recruited person will be attributed functions depending on the needs of the Delegation and on the changes of these needs. The successful candidate will serve under the supervision and responsibility of the Head of Administration Section, providing support, expertise and assistance in Reception.

Following main tasks and duties are currently required:

1. Perform functions of receptionist (welcome and assist guests, provide information)
2. Perform functions of telephone operator (answer all incoming calls, filter and transfer calls as appropriate and provide information)
3. Document management (attribution of incoming mail and internal documents)
4. Filing and registering of correspondence and documents (photocopying, scanning, faxing, archiving, filing, storing, reproducing, translating, circulating and /or retrieving of documents)
5. Office management and coordination: Organize meetings and manage logistical and organizational tasks (including hotel reservations and flight booking)
6. Providing office support in Administration section by responding to general inquiries and managing calendar, routine correspondence and other texts related to Section's activities
7. Give support in protocol matters (visa, clearance documents etc.), draft verbal notes as required
8. Logistics: Order and store office supplies and stationary; Contact relevant companies for maintenance or repair of office equipment; Assist the Administration in assets inventory; Receive and send the diplomatic pouch
9. Managing information and procedures regarding missions, flexitime, leave and absence records – liaison with all the sections
10. Contributing to the follow-up of administrative arrangements related to recruitment and arrival of the new Section staff members
11. Arrange annual and recruitment medical check-up for all local staff upon request of Head of Administration
12. Distribute telephone calls list for identification of private calls by each staff member
13. Other tasks that are in the interest of the service that are attributed by the Head of the Delegation or the Head of Administration section and their substitutes can also be required

The base salary will depend on relevant and verified employment experience, typically starting from 701 EUR (basic salary). There is a competitive benefits package, subject to certain conditions, including personal leave days and public holidays, health insurances and a retirement savings plan.

Please note that a part of the basic salary is transferred directly to the Social Fund and Tax authorities in accordance with the local legislation.

The expected start date will be 1 September 2023.

Minimum requirements

1. Minimum of Higher education diploma or equivalent
2. Minimum of 2 years of experience in above mentioned or similar tasks
3. Working knowledge (B2) of English language
4. Working knowledge (B2) of Russian language
5. Working knowledge of Kyrgyz language (B2)
6. Right to residence and work in Kyrgyz Republic
7. Medical fitness to carry out the tasks assigned

Assets / selection criteria (basis for awarding points to select the best applicant)

1. High level of responsibility and flexibility
2. Experience in international / diplomatic environment
3. Excellent level of computer skills (Word, Excel, Outlook)
4. Experience in IT tool to register incoming/outcoming mail/emails
5. Excellent ability for team work and capacity to work under pressure;
6. Ability to work in a proactive and autonomous way

How to apply

Please submit your application, consisting of:

1. a cover letter in English
2. Europass format CV - template can be downloaded here: https://europa.eu/europass/en
3. a declaration on honour regarding the medical fitness (free-form)
4. copy of a diploma
5. language certificate(s), if available

via email to DELEGATION-KYRGYZSTAN-HR@eeas.europa.eu . Please quote Reference 47741 in your application and in the subject of your email.

The deadline for applications: 16 June 2023, 17:00 Bishkek time. Only complete applications received on time via email will be considered.

The successful candidate will be subject to a medical check.

The process

After the deadline for applications, the eligible applications will be admitted to the Selection by the Committee set up for this purpose.

The Selection Committee will prepare a short-list of candidates who are considered to be the most suitable for the post on the basis of assessment of the information provided in the cover letter, CV and supporting documents. Five best candidates will be invited to the interview.

Only candidates admitted to the interview will be contacted individually. The Delegation will use the same means of publication as for this job advertisement to inform the remaining candidates once the recruitment procedure has been completed and that a candidate has (or has not) been recruited.

The Delegation will not supply additional information or discuss the selection procedure. During the selection process, please do not contact the members of the Selection Committee, but address your questions and comments to the Delegation"s Administration.